Digitale Essensmarken werden nach folgenden rechtlichen Vorgaben und Nutzungsbedingungen gewährt:
Kurze Version:
- Nur Lebensmittel und Getränke
- Nur von tatsächlichen Arbeitstagen
- Nur, was selbst bezahlt wurde
- Nur Belege aus dem aktuellen Monat
- Nur Belege aus Deutschland
- Nur Belege, die in Euro ausgestellt wurden
Lange Version:
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Die Digitale Essensmarke ist nur zur Erstattung von arbeitstäglichen Mahlzeiten zu verwenden, welche der/die Arbeitnehmer:in tatsächlich erworben hat. Ausschlaggebend für die Beurteilung, ob es sich um um eine arbeitstägliche Mahlzeit handelt, ist das Datum auf dem zur Erstattung eingereichtem Beleg.
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Belege von Tagen, an denen nicht gearbeitet wurde (z. B. Urlaub, Krankheit) dürfen nicht zur Erstattung bei Hrmony eingereicht werden.
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Der Zuschuss darf nur für Mittags- und Abendmahlzeiten verwendet werden, welche der/die Arbeitnehmer:in selbst bezahlt hat.
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Maßgeblich für die Beurteilung, ob es sich um eine Frühstücks-, Mittags- oder Abendmahlzeit handelt, ist der Zeitpunkt der Essenseinnahme.
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Lebensmittel gelten nur dann als Mahlzeit, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind - hierzu gehören auch speisenübliche Getränke, wenn sie im Zusammenhang mit einer Mahlzeit eingenommen werden.
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Non-Food-Artikel, wie zum Beispiel Reinigungsmittel, Haushaltsgegenstände und insbesondere Alkohol und Tabakwaren sind ausdrücklich nicht erstattungsfähig und werden durch die Belegprüfung von Hrmony aussortiert.
- Tiernahrung und Ergänzungs-Produkte, die nicht unmittelbar verzehrbar sind, können nicht erstattet werden.
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Es darf maximal eine Digitale Essensmarke pro Arbeitstag in Anspruch genommen werden. Ein "Kauf auf Vorrat" ist aus rechtlichen Gründen nicht gestattet, auch wenn die Lebensmittel für andere Arbeitstage bestimmt sind.
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Jeder Beleg darf nur ein Mal erstattet werden.
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Doppelerstattungen (z. B. durch Spesen/Verpflegungsmehraufwand an einzelnen Tagen) sind nicht gestattet.
- Auch wenn auf einige Getränkeflaschen Pfand erhoben wird, ist Flaschenpfand nicht erstattungsfähig und wird bei der Erstattung nicht berücksichtigt.
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Belege müssen jeweils bis zum Ende des Monats der Ausstellung an Hrmony übersendet werden.
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Belege aus Vormonaten können nicht erstattet werden.
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Belege aus dem Ausland können nicht erstattet werden (nur Deutschland).
Rechtgrundlagen:
- BMF-Schreiben vom 18.01.2019 (2019/0040075)
- R 8.1 Absatz 7 Nr. 4 LStR (Doppelbuchstaben aa) bis dd))