Wir empfehlen, alle Sachbezüge arbeitsvertraglich zu regeln, z.B. über einen Ergänzungsvertrag. Hrmony stellt Ihnen hierfür auf Wunsch ein kostenfreies Muster-Exemplar zur Verfügung. Melden Sie sich bei Interesse gerne bei Ihrem Ansprechpartner.
Um die Hrmony Benefits wie den Essenszuschuss, den Mobilitätsbenefit oder den Sachbezug für Ihre Mitarbeitenden zu nutzen, sind bestimmte Regelungen in den Arbeitsverträgen oder in Form von Ergänzungsverträgen bzw. Nachträgen zum Arbeitsvertrag empfehlenswert oder notwendig.
Für den Hrmony Essenszuschuss ist ein Ergänzungsvertrag (oder Nachtrag zum Arbeitsvertrag bzw. Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag) ratsam. Dieser bewahrt den Arbeitgeber vor der sogenannten betrieblichen Übung, bei der ein Anspruch des Arbeitnehmers auf eine wiederholt gewährte Leistung auch ohne schriftliche Vereinbarung entstehen kann. Durch einen Ergänzungsvertrag kann sich der Arbeitgeber das Recht vorbehalten, die Leistung jederzeit zu widerrufen.
Zudem sollten in dieser Vereinbarung die genauen Konditionen sowie die steuerfreien Bedingungen festgehalten werden, um eine einwandfreie Anwendung zu gewährleisten.
Gemäß den Musterverträgen von Hrmony sollten folgende Punkte im Ergänzungsvertrag für den Essenszuschuss geregelt sein:
- Die arbeitstäglichen Zuschüsse zu Mahlzeiten erfolgen nach den Grundsätzen des BMF-Schreibens vom 18.01.2019 in Anlehnung an R 8.1 Absatz 7 Nr. 4 LStR. Der Arbeitnehmende muss über die Notwendigkeit der Einhaltung dieser Vorschriften belehrt worden sein.
- Das Verfahren für den amtlichen Sachbezugswert muss vom Arbeitgeber ausgewählt werden. Hier stehen in den Musterverträgen zwei Optionen zur Auswahl, die im Vertrag entsprechend dokumentiert und die nicht zutreffende Option gelöscht werden muss.
- Die Beauftragung der Hrmony GmbH zur Verwaltung und Bereitstellung des Essenszuschusses durch den Arbeitgeber.
- Die Bestätigung des Arbeitnehmenden, die "Nutzungsbedingungen für den Hrmony Essenszuschuss" gelesen zu haben und den Essenszuschuss nur gemäß diesen zu nutzen.
- Sonstige Regelungen des bisherigen Arbeitsvertrages sowie bereits gewährte zusätzliche Leistungen bleiben unberührt.
- Änderungen und Ergänzungen der Vereinbarung bedürfen der Schriftform.
Hrmony stellt unentgeltlich Vorlagen für solche Nachtragsvereinbarungen zum Arbeitsvertrag bereit, die der Arbeitgeber nutzen kann. Diese Vorlagen dienen als beispielhafte Orientierungshilfen.
Für den Hrmony Mobilitätsbenefit wird ebenfalls die Verwendung eines Ergänzungsvertrages (oder Nachtrags zum Arbeitsvertrag bzw. Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag) empfohlen. Dieser sollte analog zum Essenszuschuss die Nutzung und die relevanten Bedingungen regeln. Laut dem Mustervertrag für Mobilität sollten folgende Punkte enthalten sein:
- Die arbeitgeberseitige Gewährung des Mobilitätszuschusses erfolgt nach den Grundsätzen des § 3 Nr. 15 EStG. Der Arbeitnehmende muss über die Notwendigkeit der Einhaltung der steuerlichen Vorschriften belehrt worden sein.
- Die Beauftragung der Hrmony GmbH zur Verwaltung und Bereitstellung des Mobilitätsbenefits durch den Arbeitgeber.
- Die Bestätigung des Arbeitnehmenden, die "Nutzungsbedingungen für Hrmony Mobilität" gelesen zu haben und den Mobilitätsbenefit nur gemäß diesen zu nutzen.
- Änderungen und Ergänzungen der Vereinbarung bedürfen der Schriftform.
Auch für den Hrmony Sachbezug empfiehlt es sich, Nachtragsvereinbarungen zum Arbeitsvertrag oder kollektivarbeitsrechtliche Vereinbarungen (z.B. Betriebsvereinbarungen) mit den Mitarbeitenden abzuschließen. Hrmony stellt hierfür ebenfalls unentgeltlich Vorlagen zur Verfügung.
Es ist wichtig zu beachten, dass die von Hrmony bereitgestellten Musterverträge und Informationen keine Rechts- oder Steuerberatung darstellen. Für eine umfassende Beratung sollten Sie sich direkt an Ihre Steuerkanzlei wenden.
Zusammenfassend sollten Sie für die Hrmony Benefits Ergänzungsverträge oder Nachträge zum Arbeitsvertrag mit Ihren Mitarbeitenden abschließen. Diese sollten die jeweiligen Nutzungsbedingungen referenzieren, die steuerlichen Grundlagen berücksichtigen und die Modalitäten der Leistungsgewährung durch den Arbeitgeber festhalten. Die Verwendung der von Hrmony bereitgestellten Musterverträge kann hierbei eine hilfreiche Grundlage bieten.