Der amtliche Sachbezugswert für Mittag- oder Abendessen wird zum 1. Januar 2025 von aktuell 4,13 € auf 4,40 € angepasst. Der steuerfreie Arbeitgeberanteil bleibt bei 3,10 €. Somit steigt die maximale Erstattung pro Tag auf 7,50 € und das maximal mögliche Guthaben pro Monat auf 112,50 € (15 Tage x 7,50 € Tageswert).
Der neue amtliche Sachbezugswert (4,40 €) wird ab 01.01.2025 automatisch als Berechnungsgrundlage für alle eingereichten Belege und Erstattungen herangezogen und in den Lohn-Dateien ab Januar 2025 berücksichtigt. Hierfür bedarf es keiner weiteren Einstellung oder Weisung an Hrmony durch Arbeitgeber.
Was müssen Arbeitgeber beachten?
Durch den neuen Sachbezugswert ergibt sich ein neues, höheres Maximalguthaben. Die Entscheidung, das tägliche bzw. monatliche Guthaben für Mitarbeitenden zu erhöhen liegt allein beim Arbeitgeber. Sie können also selbst entscheiden, ob und zu welchem Zeitpunkt die Guthaben ihrer Mitarbeitenden erhöht werden soll.
Was passiert, wenn wir die Guthabenbeträge nicht anpassen?
Dann verschiebt sich innerhalb des Tageswerts lediglich die Verteilung zwischen steuerfrei und pauschaler Versteuerung. Genauer: der steuerfreie Arbeitgeberanteil reduziert sich um den Betrag, den der Sachbezugswert steigt.
Ein Beispiel: der Tageswert beträgt in 2024 7,23 € und setzt sich zusammen aus dem Sachbezugswert (4,13 €) und dem steuerfreien Anteil (3,10 €). Jetzt steigt der Sachbezugswert auf 4,40 €, aber der Tageswert soll weiterhin 7,23 € betragen. Da stets der für das laufende Kalenderjahr gültige Sachbezugswert angewendet werden muss (2025: 4,40 €), ziehen wir diesen nun vom Tageswert ab. Der steuerfreie Anteil beträgt somit 7,23 € - 4,40 € = 2,83 €.
Wir möchten die Tages- bzw. Monatsguthaben anpassen - was ist zu tun?
Sie haben die Möglichkeit, das Guthaben Ihrer Mitarbeitenden mit Wirkung ab Januar 2025 anzupassen. Diese Umstellung kann auch im laufenden Jahr erfolgen.
Bitte beachten: sollten Sie sich für eine Anpassung der Guthaben Ihrer Mitarbeitenden entscheiden, ist es ggf. nötig, neue Ergänzungsverträge mit den Mitarbeitern zu schließen.
Die Anpassung selbst können Sie direkt im Hrmony Admin Portal vornehmen. Wenden Sie sich bei Fragen dazu gerne an unser Customer Operations Team.
Allgemeine Fragen & Antworten zum Sachbezusgwert
Die Anpassung der Sachbezugswerte erfolgt jährlich durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales entsprechend der Entwicklung der Verbraucherpreise. Für die Sachbezüge im Jahr 2025 wird unter anderem der Verbraucherpreisindex im Zeitraum von Juni 2023 bis Juni 2024 als maßgeblich betrachtet.
Sofern Sie keine Anpassung der Guthaben und Tageswerte an die neuen maximalen Werte wünschen, ist auch keine Aktualisierung des Ergänzungsvertrags nötig. Der Essenszuschuss orientiert sich grundsätzlich an der Lohnsteuerrichtlinie, die durch diese Anpassung aktualisiert wurde. Zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden ist vertraglich festgelegt, dass stets der aktuell gültige Sachbezugswert zur Berechnung der Erstattung herangezogen wird.
Sie können Ihre Steuerkanzlei gerne informieren, diese wird über die Änderungen idealerweise bereits Bescheid wissen.
Eine Anpassung oder Bearbeitung der Lohnabrechnung ist durch die automatische Anpassung des Sachbezugswertes nicht erforderlich. Hrmony verwendet für alle Belege ab dem 01.01.2025 den neuen Wert als Berechnungsgrundlage. Somit passen sich die Werte, welche wir zur Erstattung übermitteln, automatisch an. Auch das Dateiformat bleibt gleich.
Der Eigenanteil erhöht sich entsprechend von 4,13 € auf 4,40 €. Dazu erhalten Ihre Mitarbeitenden eine separate Nachricht von Hrmony in der App mit allen weiteren Informationen.