Ab dem 4. Kalendertag des Folgemonats stehen Ihnen die Lohndateien für den Vormonat im Hrmony Admin Portal zum Download bereit. Diese Dateien enthalten die geprüften und verarbeiteten Daten der Mitarbeitenden, die Sie in verschiedenen Formaten (z. B. Excel, CSV, DATEV) für Ihre Lohnabrechnung nutzen können.
Ihre Lohndateien für den Vormonat stehen Ihnen ab dem 4. Kalendertag des Folgemonats in Ihrem Hrmony Admin Portal zum Download bereit.
Warum diese Frist?
Dieser Zeitplan ermöglicht eine sorgfältige und korrekte Verarbeitung aller Daten, um die Compliance und Genauigkeit Ihrer Lohnabrechnung zu gewährleisten. Der Ablauf sieht dabei wie folgt aus:
- Belegeinreichung durch Mitarbeitende: Ihre Mitarbeitenden reichen ihre Belege für den Essenszuschuss oder Mobilitätsbenefit bis zum Ende des aktuellen Monats ein.
- Prüfung und Verarbeitung durch Hrmony: Hrmony überprüft jeden eingereichten Beleg auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und steuerliche Erstattungsfähigkeit gemäß den geltenden Richtlinien. Dies stellt sicher, dass nur gültige Ausgaben berücksichtigt werden.
- Erstellung der Lohndateien: Nach Abschluss der Prüfung werden die relevanten Erstattungsbeträge ermittelt und in den für Sie benötigten Lohndateien zusammengefasst.
- Bereitstellung im Admin Portal: Diese fertigen Lohndateien stehen Ihnen dann ab dem 4. Kalendertag des Folgemonats in Ihrem Admin Portal zur Verfügung.
- Auszahlung über die Lohnabrechnung: Die tatsächliche Auszahlung der Essenszuschüsse oder Mobilitätskosten an Ihre Mitarbeitenden erfolgt anschließend über Ihre Lohnabrechnung im Folgemonat. Hrmony stellt Ihnen hierfür die notwendigen Abrechnungsdaten bereit, ist jedoch nicht für die eigentliche Auszahlung verantwortlich.
Die neuen Lohndateien finden Sie im Admin Portal links unter "Lohndateien"
Verfügbare Formate der Lohndateien
Sie können die Lohndateien in verschiedenen gängigen Formaten herunterladen, um eine reibungslose Integration in Ihre bestehende Lohnsoftware zu ermöglichen:
- Excel (.xlsx)
- CSV (.csv)
- DATEV Lodas (.txt)
- DATEV Lohn + Gehalt (.txt)
Für die DATEV-Formate benötigen Sie zusätzlich die Beraternummer Ihrer Steuerkanzlei sowie Ihre Mandantennummer. Die Excel- und CSV-Dateien können Sie bei Bedarf auch selbstständig an andere Lohnprogramme wie SAP, Peras, Sage oder Lexoffice anpassen.
Falls Sie mehr zu den Lohndateien erfahren möchten, klicken Sie hier:
Welche Lohndateien kann ich im Admin Portal herunterladen?