Ja, technisch ist das innerhalb eines begrenzten Zeitraums möglich.
Hrmony erlaubt es, Geschenke für einen Anlass auch nachträglich auszulösen, sofern der Anlass nicht länger als zwei Monate in der Vergangenheit liegt. Ob das Geschenk steuerlich begünstigt bleibt, hängt zusätzlich vom sogenannten zeitlichen Zusammenhang mit dem Anlass ab.
1) Technische Regelung im Hrmony Admin Portal
Über das Hrmony Admin Portal können Sie Geschenke auch nach dem eigentlichen Anlass auslösen.
Dabei gilt:
- Der Anlass (z. B. Geburtstag, Hochzeit) kann rückwirkend ausgewählt werden
- Das System erlaubt dies bis maximal zwei Monate nach dem Anlassdatum
- Das Geschenk wird nach Auslösung direkt an den Mitarbeitenden zugestellt
- Die Abrechnung erfolgt im nächstmöglichen Rechnungszyklus
Liegt der Anlass weiter als zwei Monate zurück, kann er nicht mehr ausgewählt werden.
2) Steuerlich entscheidend: Der „zeitliche Zusammenhang“
Damit ein Geschenk als steuerfreie Aufmerksamkeit bis zu 60 € (brutto) anerkannt wird, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Es liegt ein persönlicher Anlass vor z. B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Jubiläum Das Geschenk wird in einem erkennbaren zeitlichen Zusammenhang mit diesem Anlass gewährt
- Eine feste Frist in Tagen oder Wochen gibt es gesetzlich nicht.
Maßgeblich ist, ob der Bezug zum Anlass im Rahmen einer Prüfung noch objektiv nachvollziehbar ist.
3) Checkliste für Arbeitgeber
Bevor Sie ein Geschenk nachträglich auslösen, prüfen Sie:
- Persönlicher Anlass
Liegt ein klar definierter Anlass vor (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes)? - Zeitliche Nähe
Liegt der Anlass innerhalb der letzten zwei Monate und ist der Bezug noch klar erkennbar? - Dokumentation
Haben Sie Anlass und Datum intern nachvollziehbar erfasst (z. B. im HR-System)? - Freigrenze
Bleibt der Gesamtwert des Geschenks unter 60 € brutto?
4) Verantwortung und Einordnung
Hrmony stellt die technische Infrastruktur zur Verfügung, führt jedoch keine steuerliche Einzelfallprüfung durch. Die Beurteilung, ob ein ausreichender zeitlicher Zusammenhang vorliegt und ob die Voraussetzungen für eine steuerliche Begünstigung erfüllt sind, liegt ausschließlich beim Arbeitgeber.
Rechtlicher Hinweis:
Die Hrmony GmbH erbringt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die auf dieser Website bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine rechtliche oder steuerliche Empfehlung dar. Sie ersetzen nicht die individuelle Beratung durch eine qualifizierte Rechts- oder Steuerberatung.