Neu bei Hrmony: HelloBonnie by Hrmony
Wir erweitern unser Portfolio um die moderne HelloBonnie Sachbezugskarte. Profitieren Sie ab sofort von einem modularen System, das steueroptimierte Budgets mit der Freiheit einer Mastercard direkt in der Hrmony-Plattform vereint.
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie HelloBonnie für Ihr Unternehmen einrichten. Der Onboarding-Prozess besteht aus fünf Schritten und ist in kurzer Zeit abgeschlossen.
⚠️ Hinweis: Die folgenden Informationen stellen keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar und ersetzen nicht die individuelle Beratung durch eine qualifizierte Rechts- oder Steuerkanzlei.
Schritt 1: Registrierung Ihres Unternehmens
Die initiale Registrierung muss durch einen gesetzlichen Vertreter oder eine bevollmächtigte Person der Gesellschaft durchgeführt werden (z. B. Gesellschafter, Geschäftsführer oder Manager mit Vollmacht).
So gehen Sie vor:
- Schicken Sie uns Name und E-Mail-Adresse der zu registrierenden Person an 📧 support@hellobonnie.de
- Die Person erhält einen individuellen Registrierungslink per E-Mail
- Über diesen Link wird ein digitaler Registrierungsprozess mit unserer Partnerbank Swan SAS durchgeführt – dabei werden Daten zur Gesellschaft und zur Person abgefragt
Wichtig: Der Registrierungslink darf ausschließlich von der benannten Person genutzt werden und darf nicht weitergegeben werden.
Bevollmächtigte Person (kein gesetzlicher Vertreter)? In diesem Fall wird zusätzlich benötigt:
- Ausgefülltes Vollmacht-Dokument (kann während des Prozesses heruntergeladen werden)
- Kopie des Personalausweises oder Reisepasses eines gesetzlichen Vertreters
Hinweis: Während des Prozesses kann die Partnerbank Swan SAS direkt per E-Mail Informationen anfragen. Bitte beachten Sie daher auch E-Mails von swan.io. Bei Problemen wenden Sie sich an support@hellobonnie.de.
Schritt 2: Admin Manager einladen
Nach erfolgreicher Registrierung erhält die berechtigte Person Zugang zum HelloBonnie Dashboard. Anschließend können weitere Admin Manager eingeladen werden, die das Benefit Management verwalten sollen.
Wichtig: Die erste Admin Manager-Person muss nach ihrer Registrierung einmalig durch die berechtigte Person im Dashboard bestätigt werden. Alle weiteren Admin Manager können anschließend von bereits zugelassenen Managern eingeladen und bestätigt werden.
Schritt 3: Onboarding Session buchen
Um Ihnen den Einstieg ins HelloBonnie Dashboard so einfach wie möglich zu gestalten, führen wir eine gemeinsame Onboarding Session durch. Dabei lernen Sie alle relevanten Funktionen kennen: Einladungen, Benefit-Aufladung, Zuweisungen, Abrechnung und mehr.
👉 Buchen Sie Ihren Onboarding-Termin direkt im Onboarding-Kalender.
Hinweis: Die Registrierung bei HelloBonnie startet immer ab dem 1. des Monats. Wählen Sie daher einen Onboarding-Termin ab dem 5. des Monats, damit ausreichend Zeit für den Registrierungsprozess bleibt.
Schritt 4: Mitarbeitende einladen
Sobald die Admin Manager Zugang zum Dashboard haben, können Mitarbeitende eingeladen werden. Dafür stehen drei Optionen zur Verfügung:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Einladungslink | Individuell konfigurierbarer Link, der im Dashboard einsehbar ist |
| E-Mail-Direkteinladung | Direkte Einladung einzelner Mitarbeitender per E-Mail |
| Masseneinladung | CSV-Export aus Ihrem HR-System an support@hellobonnie.de senden (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse erforderlich) |
Wichtig: Nach der erstmaligen Anmeldung müssen Mitarbeitende einmalig durch eine Admin Manager-Person im Dashboard bestätigt werden.
Kostenfreies Tutorial-Webinar Hrmony bietet ein kostenloses Tutorial-Webinar inkl. Q&A für Mitarbeitende an. Buchen Sie einen Termin im Tutorial-Kalender und leiten Sie die Einladung an Ihre Mitarbeitenden weiter.
Bei Fragen können sich Mitarbeitende jederzeit an 📧 support@hellobonnie.de wenden.
Anbei finden Sie einen E-Mail Vorschlag den ihr an die Mitarbeitenden versenden könnt:
Wir freuen uns, euch mitteilen zu können, dass ihr ab sofort die Benefits Plattform HelloBonnie nutzen könnt. Ihr erhaltet hierzu jeden Monat ein Sachbezug-Budget, welches ihr durch die HelloBonnie-App & Smartcard sowohl regional als auch digital flexibel einsetzen könnt. Registriert euch bitte direkt unter diesem Link (→ euer individueller Einladungslink) und nutzt dazu eure Firmen-Mail-Adresse. Ein kurzes Erläuterungsvideo zur Registrierung und Funktionsweise von HelloBonnie findet ihr hier. Falls darüber hinaus Fragen bestehen sollten, wendet euch jederzeit gern an den Support von HelloBonnie unter support@hellobonnie.de. Dieser unterstützt euch sehr kurzfristig.
Schritt 5: Benefits genießen
Sobald Sie Ihr Benefit-Verrechnungskonto über das HelloBonnie Dashboard aufgeladen haben, können Sie in Echtzeit Benefit-Budgets an Ihre Mitarbeitenden zuweisen.
Mitarbeitende erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald ihr Guthaben eingetroffen ist, und können ihre Benefits direkt auswählen – flexibel in den Regionalen Spaces oder den Brand Spaces.
Übersicht: Der Onboarding-Prozess
| Schritt | Aufgabe | Wer? |
|---|---|---|
| 1 | Unternehmensregistrierung über Swan SAS | Gesetzlicher Vertreter / Bevollmächtigte Person |
| 2 | Admin Manager einladen und bestätigen | Berechtigte Person |
| 3 | Onboarding Session buchen | Admin Manager |
| 4 | Mitarbeitende einladen | Admin Manager |
| 5 | Guthaben aufladen & Benefits zuweisen | Admin Manager |
Fragen zum Onboarding? Unser Support-Team hilft Ihnen gerne weiter: 📧 support@hellobonnie.de