Der amtliche Sachbezugswert für Mahlzeiten wird jedes Jahr neu vom Gesetzgeber festgelegt. Er berechnet sich aus mehreren Faktoren, z. B. Lebensmittelpreise, Kaufkraft oder Inflation.
Pro Tag können im Jahr 2024 maximal 7,23 € für Mahlzeiten erstattet werden. Der Betrag selbst setzt sich aus zwei Teilen zusammen:
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dem zu versteuernden Sachbezugswert von 4,13 Euro
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dem steuerfreien Zuschuss von 3,10 Euro
Der Sachbezugswert kann auf drei verschiedene Arten versteuert werden:
- Der Sachbezugswert wird pauschal mit 25 % durch den Arbeitgeber versteuert
- Der Sachbezugswert wird in Form eines Eigenanteils durch den Arbeitnehmer getragen
- Der Sachbezugswert wird durch eine Kombination von 1 & 2 dynamisch versteuert
Die beliebteste Variante bei Hrmony ist die dynamische Pauschalsteuer.
Wenn ein Arbeitnehmer eine Mahlzeit erwirbt und der hierbei gezahlte Betrag über dem Wert der Essensmarke liegt, reduziert diese „Zuzahlung“ den geldwerten Vorteil der Mahlzeit und es fällt weniger bis gar keine Pauschalsteuer für den Arbeitgeber an.
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Rechtliche Grundlagen
Der geldwerte Vorteil bei der dynamischen Versteuerung des Sachbezugswertes
Bei Papier-Essensmarken ist der amtliche Sachbezugswert der arbeitstäglichen Mahlzeit des Arbeitnehmers immer zu versteuern, entweder individuell oder pauschal gem. § 40 Abs. 2 S. 1 EStG, da die Zuzahlung des Arbeitnehmers zur Mahlzeit systembedingt nicht festgestellt werden kann.
Bei Digitalen Essensmarken hingegen ist durch die Belegeinreichung eine exakte und centgenaue Bestimmung des Mahlzeitenwertes möglich. Hierdurch kann die Zuzahlung des Arbeitnehmers (aus seinem versteuerten Netto-Einkommen) zur Mahlzeit bestimmt werden. Entspricht diese mindestens dem amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit, ist der Arbeitnehmer nicht bereichert, der geldwerte Vorteil der Digitalen Essensmarke mindert sich auf 0 €, sodass entsprechende keine Steuerlast entsteht.
Zahlt der Arbeitnehmer weniger als den Sachbezugswert zu, mindert sich der geldwerte Vorteil und somit auch die Pauschalsteuer anteilig.
Dieses Ergebnis entspricht der Gleichbehandlung von arbeitstäglichen Mahlzeiten im Betrieb (Kantine) und außerhalb des Betriebes. Die Finanzverwaltung hat dies im Beispiel 3 im amtlichen Lohnsteuerhandbuch in H 8.1 (7) Beispiel 3 LStH explizit aufgeführt (https://www.bmf-lsth.de/lsth/2021/A-Einkommensteuergesetz/II-Einkommen/4-Ueberschuss-der-Einnahmen-ueber-die-Werbungskosten/Paragraf-8/paragraf-8.html).
Sonderfall – Versteuerung des Mahlzeitenwertes bei Nichterreichung der Höhe des Sachbezugswertes (durch Belegeinreichung eines Mitarbeitenden)
Wenn der Kaufbetrag einer Mahlzeit unter dem Betrag des amtlichen Sachbezugswertes liegt, muss nur der Mahlzeitenwert versteuert werden.
Im Unterschied zur Abgabe von Mahlzeiten in vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantinen, in der immer der amtliche Sachbezugswert angesetzt werden muss, unabhängig vom Preis der Mahlzeit, gibt es für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten / Essensmarken eine gesonderte Regelung, die den geldwerten Vorteil auf den Wert der Essensmarke beschränkt.
Beispiel: Frau Müller kauft sich mittags einen Salat für 2,50 €.
Im vorliegenden Fall würde Frau Müller somit einen arbeitstäglichen Zuschuss zu Mahlzeiten i. H. v. 2,50 Euro erhalten und keine Zuzahlung leisten. Da der Wert des Zuschusses den amtlichen Sachbezugswert unterschreitet, ist er als geldwerter Vorteil anzusetzen.
Die Regelung findet sich in R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 b) LStR mit dem zugehörigen Beispiel in H 8.1 Abs. 7 Beispiel 3. LStH
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