Beim Einreichen von Belegen bei Hrmony musst du auf verschiedene Sachen achten, damit die Erstattung klappt. Folgende Infos müssen auf jedem Beleg gut zu sehen sein:
- Rechnungsdatum. Bei PDF-Belegen von Lieferdiensten zählt das Rechnungsdatum, nicht das Lieferdatum.
- Ausstellungsort. Belege, die nicht aus Deutschland sind, werden nicht erstattet.
- Belegsumme.
- Artikelbezeichnung der Lebensmittel. Es muss klar sein, dass Lebensmittel gekauft wurden.
Noch ein paar wichtige Punkte beim Einreichen von Belegen:
- Der Beleg muss komplett fotografiert/gescannt und gut lesbar sein. Unscharfe, zu dunkle, geknickte oder zerknitterte Belege können abgelehnt werden. Die Qualität sollte gut genug sein.
- Reiche Belege nur einzeln ein (1 Beleg = 1 Bild), weil sie sonst nicht richtig ausgelesen werden können. Längere Belege kannst du falten, solange die wichtigen Infos lesbar bleiben.
- Du kannst auch (mehrseitige) PDF-Belege von Lieferdiensten einreichen.
- Auch gemeinsame oder geteilte Rechnungen können zur Erstattung eingereicht werden. Sachen, die du nicht selbst gekauft hast, solltest du schwärzen und wenn nötig den Betrag des gekauften Artikels korrigieren. Sind auf einem Beleg Mahlzeiten von mehreren Leuten, kannst du deine Mahlzeiten markieren oder durchstreichen.
- Belege von letzten Monaten können nicht erstattet werden. Belege müssen jeweils bis zum letzten Tag des aktuellen Monats eingereicht werden. Später eingereichte Belege können leider nicht mehr erfasst und erstattet werden.
- Du kannst nur Belege von Lebensmitteln und Getränken einreichen, die für die Mahlzeit an einem Arbeitstag gedacht sind. Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabakwaren werden grundsätzlich nicht erstattet. Die werden bei der Prüfung des Belegs rausgerechnet. Du musst also nicht extra im Supermarkt einkaufen.
- Die Digitale Essensmarke ist nur für die Erstattung von Mahlzeiten an Arbeitstagen gedacht, die auch wirklich gekauft wurden. Wichtig ist das Datum auf dem Beleg. Belege können nur an Tagen eingereicht werden, an denen du auch wirklich gearbeitet hast. An Urlaubs- oder Krankheitstagen dürfen keine Belege eingereicht werden. Wenn du aber an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag normal gearbeitet hast, dürfen auch Belege von diesem Tag eingereicht werden, solange sie an diesem Arbeitstag gegessen wurden.
- Reiche Belege nur über die bekannten Wege (Hrmony-App oder E-Mail) ein, damit sie deinem Account zugeordnet werden können. Belege, die an den Support geschickt werden, können nicht bearbeitet werden.
- Nachdem du die Belege erfolgreich an Hrmony geschickt hast, musst du sie nicht aufheben. Hrmony speichert die Belege digital für das Finanzamt.
Es ist empfehlenswert, Belege direkt nach dem Einkauf oder dem Essen einzureichen, damit du es später nicht vergisst.