Für den Essenszuschuss gilt: Ihre Mitarbeitenden reichen ihre Belege bis zum Ende des aktuellen Monats ein. Diese Belege müssen dann von Hrmony geprüft werden. Dabei wird kontrolliert, ob die Belege vollständig und lesbar sind und ob die darauf abgebildeten Artikel gemäß den Richtlinien für die Anerkennung von Mahlzeiten erstattungsfähig sind.
Nachdem die Prüfung abgeschlossen ist, werden die Erstattungsbeträge ermittelt und in einer Lohndatei zusammengefasst. Diese Lohndatei wird Ihnen dann ab dem 4. Kalendertag des Folgemonats im Admin Portal bereitgestellt. Die Auszahlung der Essenszuschüsse an Ihre Mitarbeitenden erfolgt dann über die Lohnabrechnung im Folgemonat.
Ähnlich ist der Ablauf beim Mobilitätsbenefit: Auch hier müssen die Belege für Mobilitätskosten bis zum Ende des Monats eingereicht werden. Hrmony prüft diese Belege auf Vollständigkeit und Erstattungsfähigkeit gemäß den geltenden Bedingungen, beispielsweise ob es sich um erstattungsfähige ÖPNV-Tickets handelt und ob die erforderlichen Angaben auf dem Beleg vorhanden sind. Die Lohndateien für die Erstattung der Mobilitätskosten werden Ihnen ebenfalls ab dem 3. Werktag des Folgemonats im Admin Portal zur Verfügung gestellt, und die Auszahlung erfolgt über die Lohnabrechnung im Folgemonat.