Grundsätzlich könnten bis zu drei Mahlzeiten am Tag bezuschusst werden. Jedoch muss die Mahlzeit im Rahmen der Arbeitstätigkeit eingenommen werden und wird deswegen auf eine Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) je Arbeitstag begrenzt.
Mit Digitalen Essensmarken von Hrmony können daher keine Frühstücksmahlzeiten erstattet werden. Relevant ist jedoch der Zeitpunkt der Essenseinnahme, nicht des Kaufs. Ein morgens gekauftes belegtes Brötchen, welches mittags verzehrt wird kann somit erstattet werden.
- Generell gilt, dass der Hrmony Essenszuschuss ein steuerfreier Zuschuss zur arbeitstäglichen Mahlzeit ist. Dieser Zuschuss kann für alle Speisen und Lebensmittel verwendet werden, die für die Mahlzeit während der Arbeitszeit bestimmt sind, unabhängig davon, ob diese im Restaurant, Supermarkt oder über einen Lieferdienst gekauft werden.
- Der maximal mögliche Zuschuss pro Arbeitstag beträgt 7,50 € (Stand 2025), welcher sich aus dem amtlichen Sachbezugswert (4,40 € in 2025) und einem steuerfreien Arbeitgeberanteil (3,10 €) zusammensetzt.
- Mitarbeitende können mehrere Belege pro Arbeitstag einreichen, wenn sie beispielsweise Speisen und Getränke bei verschiedenen Anbietern gekauft haben. Die Summen aller Belege werden automatisch bis zur maximalen Tageserstattung aufsummiert.
- Es können maximal 15 Erstattungen pro Monat erfolgen. Dies basiert auf der sogenannten „15er-Regel“, die besagt, dass die Pflicht zur genauen Nachhaltung der Abwesenheitstage entfällt, wenn Mitarbeitende an durchschnittlich nicht mehr als drei Arbeitstagen pro Monat Auswärtstätigkeiten ausüben und keiner der Mitarbeitenden an mehr als 15 verschiedenen Tagen im Monat einen Zuschuss in Anspruch genommen hat.
- Es kann maximal ein Zuschuss pro Arbeitstag in Anspruch genommen werden. Obwohl mehrere Belege eingereicht werden können, bezieht sich dies auf den täglichen Gesamtzuschuss bis zum Maximum von 7,50 € (in 2025).
- Der Zuschuss darf nur für Mittags- und Abendmahlzeiten, nicht jedoch für Frühstücksmahlzeiten verwendet werden. Entscheidend ist der Zeitpunkt der Essenseinnahme.