Über das Hrmony Admin Portal können Arbeitgeber die monatlichen Guthaben für ihre Mitarbeitenden flexibel anpassen, sowohl individuell als auch für mehrere Personen gleichzeitig. Änderungen im laufenden Monat gelten rückwirkend, wobei ungenutztes Guthaben am Monatsende verfällt, um steuerrechtliche Vorgaben zu erfüllen.
Ja, das monatliche Guthaben für Ihre Mitarbeitenden kann über das Hrmony Admin Portal ganz einfach und flexibel an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Sie haben die volle Kontrolle darüber, welche Mitarbeitenden welche Benefits erhalten und in welcher Höhe.
So passen Sie Budgets an:
- Individuelle Konfiguration pro Mitarbeitendem: Für jede:n einzelne:n Mitarbeitende:n lässt sich eine individuelle Konfiguration vornehmen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie beispielsweise Teilzeitkräften oder Minijobbern andere Beträge zuweisen möchten als Vollzeitangestellten.
- Anpassung im Hrmony Admin Portal: Die Bearbeitung der Tageswerte und Guthaben können Sie direkt in der Auflistung pro Mitarbeitendem vornehmen oder einen Ausfüll-Assistenten nutzen, um Werte für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig anzupassen.
- Flexibles Mobilitätsbudget: Beim Hrmony Mobilitätsbenefit gibt es keine festen Vorgaben oder Limits von Hrmony. Sie entscheiden selbst, bis zu welcher Höhe Ihre Mitarbeitenden monatlich Belege für Mobilitätskosten einreichen können, und können das Budget so hoch gestalten, wie Sie es wünschen.
- Anpassung des Essenszuschusses: Der amtliche Sachbezugswert für Mahlzeiten wird jährlich angepasst (z.B. auf 4,57 € im Jahr 2026, wodurch die maximale Erstattung pro Tag auf 7,67 € und pro Monat auf 115,05 € steigt). Hrmony berücksichtigt diese Änderungen automatisch. Die Entscheidung, das tägliche oder monatliche Guthaben Ihrer Mitarbeitenden an diese neuen Maximalwerte anzupassen, liegt jedoch allein bei Ihnen als Arbeitgeber. Sollten Sie die Guthaben nicht anpassen, verschiebt sich lediglich die Verteilung zwischen steuerfreiem und pauschal versteuertem Anteil.
Wichtige Hinweise zur flexiblen Anpassung:
- Pausierungen: Sie können Benefits für Mitarbeitende temporär pausieren, beispielsweise bei Mutterschutz, Elternzeit oder längerer Krankheit (ab 6 Wochen bei Essenszuschüssen). Für pausierte Mitarbeitende fallen keine Servicegebühren an.
- Rückwirkende Gültigkeit von Änderungen: Nehmen Sie eine Anpassung des Guthabens oder der Tageswerte im laufenden Monat vor, gilt diese rückwirkend ab dem 1. des Monats – auch für bereits eingereichte Belege.
- An-/Abmeldungen: Sie können Mitarbeitende jederzeit flexibel über das Hrmony Admin Portal oder über unser Customer Operations Team an- oder abmelden. Nicht genutzte Lizenzen werden Ihnen gutgeschrieben.
- Unverbrauchte monatliche Budgets: Bitte beachten Sie, dass das monatliche Guthaben für den Sachbezug aus steuerrechtlichen Gründen nicht angespart werden kann. Unverbrauchte Beträge verfallen am Monatsende und können nicht in den nächsten Monat übertragen werden. Erhaltene Gutscheine bleiben davon unberührt und können eingelöst werden, auch wenn das Guthaben verfallen ist.
- Arbeitsvertragliche Anpassungen: Sollten Sie sich für eine Erhöhung der Guthabenbeträge entscheiden, kann dies eine Anpassung der arbeitsvertraglichen Vereinbarungen (z.B. durch Ergänzungsverträge) notwendig machen. Hrmony stellt Ihnen hierfür kostenlose Musterverträge zur Verfügung.
Bei Fragen zur Anpassung im Hrmony Admin Portal oder zur Pausierung Ihrer Mitarbeitenden steht Ihnen unser Customer Success Team gerne zur Verfügung.