Wenn Mitarbeitende Ihr Unternehmen verlassen und keine Gutscheine mehr erhalten sollen, müssen Sie diese Mitarbeitenden in Ihrem Hrmony Admin Portal abmelden.
Hier sind die Schritte, die Sie laut den Quellen unternehmen sollten:
- Melden Sie die Mitarbeitenden über das Hrmony Admin Portal ab. Sie können dies tun, indem Sie in der Mitarbeitenden-Übersicht den entsprechenden Mitarbeitenden auswählen und dann auf "Aktionen" > "Aus Organisation entfernen" klicken.
- Die Abmeldung erfolgt in der Regel zum Monatsende. Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden ihre Benefits bis zum letzten Tag des Leistungsmonats nutzen können.
- Wenn ein Mitarbeitender nur vorübergehend keine Benefits erhalten soll (z.B. bei Elternzeit oder kurzen Auslandsaufenthalten), können Sie den Mitarbeitenden vorübergehend pausieren statt ihn dauerhaft zu entfernen. Wählen Sie dazu "Mitarbeitenden vorübergehend pausieren" und stellen Sie die Dauer der Pausierung ein. Für pausierte Mitarbeitende oder Mitarbeitende ohne zugewiesenen Benefit fallen keine Servicegebühren an.
- Falls Sie versehentlich Mitarbeitende abmelden, können Sie diese wieder aktivieren. Dazu können Sie in der Übersicht den "Status" "entfernt" auswählen. Hier werden Ihnen alle entfernten Mitarbeitenden angezeigt.
- Nachdem ein Mitarbeitender das Unternehmen verlassen hat, wird die Bereitstellung der Benefits beendet. Der Hrmony-Account des ehemaligen Mitarbeitenden kann jedoch weiterhin bestehen bleiben, um beispielsweise vergangene Erstattungen einzusehen oder auf erhaltene Gutscheine im Sachbezug zuzugreifen.
Es ist wichtig, die Abmeldung rechtzeitig vorzunehmen, damit dem ausscheidenden Mitarbeitenden im Folgemonat keine neuen Gutscheine mehr bereitgestellt werden. Die genaue Konfiguration und Zuweisung der Benefits erfolgt über das Hrmony Admin Portal durch den Arbeitgeber.