Mit der Multiselect-Funktion im Admin-Portal können Sie ganz einfach mehrere Mitarbeitende gleichzeitig auswählen und ihre Benefits (in diesem Beispiel den Essenszuschuss) anpassen, für eine effiziente und zeitsparende Anpassung von Guthaben (und Tageswerten).
Schritt 1: Auswahl der Mitarbeitenden (Mehrfachauswahl)
- Wählen Sie im linken Menü den Punkt "Mitarbeitende" aus.
- In der grauen Kopfzeile oben finden Sie eine Checkbox. Klicken Sie diese an, um alle Mitarbeitenden auszuwählen.
- Eine grüne Menüleiste erscheint unten. Wählen Sie dort die Option "Alle Mitarbeitende wählen".
- Nun können Sie entweder ein "Benefit hinzufügen" oder ein "Benefit bearbeiten". Klicken Sie auf "Benefit bearbeiten"
- Im nächsten Schritt können Sie auswählen, welches Benefit Sie bearbeiten möchten. Um die Guthaben und/oder die Tageswerte zu ändern, wählen Sie bitte "Essenszuschuss bearbeiten".
Schritt 2: Bearbeitung der Tageswerte und Guthaben
Sie werden auf die Seite zum Bearbeiten weitergeleitet. Sie können nun die Anpassungen direkt in der Auflistung pro Mitarbeitenden vornehmen oder den Ausfüll-Assistenten links verwenden, um alle Werte gleichzeitig anzupassen.
Tipp: Wenn die meisten Mitarbeitenden das gleiche Guthaben pro Monat und die gleichen Tageswerte erhalten sollen, ist es ggf. sinnvoll, alle Änderungen zunächst über den Ausfüll-Assistenten vorzunehmen und nur die Abweichungen manuell in die Liste einzutragen.
Schritt 3: Speichern der Änderungen
- Klicken Sie unten rechts auf den Button "Fortfahren"
- Bestätigen Sie die Anpassungen durch einen Klick auf "Änderungen speichern".
Schritt 4: Verarbeitung und Übersicht
Nach dem Speichern der Änderungen beginnt das System automatisch mit der Verarbeitung. Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, wird Ihnen eine Übersicht angezeigt.
In dieser Übersicht finden Sie:
- Erfolgreich übernommene Änderungen
- Nicht erfolgreich umgesetzte Änderungen, einschließlich der jeweiligen Gründe, warum diese nicht übernommen werden konnten
Schritt 5: Überprüfung
Sollten einige Änderungen nicht übernommen worden sein, klicken Sie auf den Button "Erneut versuchen". Daraufhin können Sie Ihre Eingaben überprüfen und etwaige Fehler korrigieren. Nach der Anpassung laden Sie die geänderten Daten erneut hoch, um die Änderungen erfolgreich abzuschließen.
Vorgang abgeschlossen - die neuen Werte sind jetzt aktiv 🎉
Wenn alle Änderungen erfolgreich übernommen wurden, ist der Vorgang abgeschlossen. Die neuen Werte werden den Mitarbeitenden sofort oder zum gewählten Monat in der App angezeigt.
Wurde die Anpassung im laufenden Monat vorgenommen, gilt diese rückwirkend ab dem 1. des Monats, auch für bereits eingereichte Belege. Spätestens beim Einreichen eines neuen Belegs oder bei der Generierung der Lohndatei werden die Belege mit den aktualisierten Werten neu berechnet.
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Siehe auch:
- Sachbezugswert für Mahlzeiten ab 01.01.2026
- Verteilungsschlüssel für Teilzeitmitarbeitende (Essenszuschuss)