Der Einzelbelegabgleich ist ein von Hrmony entwickeltes Prüfverfahren, das die steuerrechtlichen Voraussetzungen für den digitalen Essenszuschuss erfüllt. Es stellt sicher, dass ausschließlich Artikel erstattet werden, die nach den geltenden Lohnsteuerrichtlinien tatsächlich erstattungsfähig sind.
⚠️ Hinweis: Die folgenden Informationen dienen ausschließlich Ihrer Information und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an Ihre Steuerkanzlei.
Was ist der Einzelbelegabgleich?
Der Einzelbelegabgleich ist ein elektronisches Prüfverfahren, das in Abstimmung mit den Finanzbehörden entwickelt wurde. Zentraler Bestandteil ist der Abgleich jedes einzelnen Belegs mit einem von Hrmony entwickelten und kontinuierlich weiterentwickelten Prüfkatalog.
Dieser Prüfkatalog basiert auf:
- den geltenden Lohnsteuerrichtlinien (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR)
- dem BMF-Schreiben vom 18.01.2019
- anerkannten Verwaltungspraktiken und Anrufungsauskünften der Finanzverwaltung
Was wird bei jedem Beleg geprüft?
Für jeden eingereichten Beleg prüft Hrmony automatisch:
- Handelt es sich um erstattungsfähige Lebensmittel oder Mahlzeiten?
- Sind alle Pflichtangaben vorhanden (Datum, Betrag, Artikel, Anbieter)?
- Wurde der Beleg in Deutschland ausgestellt?
- Stammt der Beleg aus dem laufenden Monat?
- Wurden nicht erstattungsfähige Artikel (z. B. Alkohol, Tabak, Non-Food) herausgerechnet?
- Wird das tägliche und monatliche Limit eingehalten?
Warum ist der Einzelbelegabgleich wichtig?
Laut BMF-Schreiben vom 18.01.2019 ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Voraussetzungen für jede gewährte Essensmarke einzeln nachzuweisen. Dafür sieht das BMF-Schreiben zwei zulässige Wege vor:
| Variante | Beschreibung |
|---|---|
| Manuelle Prüfung | Der Arbeitgeber lässt sich Einzelbelegnachweise vorlegen und prüft diese selbst |
| Elektronisches Verfahren | Der Arbeitgeber bedient sich eines elektronischen Prüfsystems – wie dem Hrmony Einzelbelegabgleich |
Durch die Nutzung des Hrmony Einzelbelegabgleichs entfällt die manuelle Belegprüfung durch den Arbeitgeber vollständig.
Vorteile des Einzelbelegabgleichs
- ✅ Rechtssicherheit: Jeder Beleg wird nach den aktuellen steuerlichen Vorgaben geprüft
- ✅ Kein manueller Aufwand für den Arbeitgeber
- ✅ Automatische Aktualisierung des Prüfkatalogs bei gesetzlichen Änderungen
- ✅ Archivierung aller Belege für Betriebsprüfungen
- ✅ Stichprobenprüfung statt Vollprüfung bei Betriebsprüfungen, da Hrmony die vollständige Prüfung bereits übernommen hat
Weiterführende Informationen
- 📄 Nachweis- und Prüfpflichten beim Hrmony Essenszuschuss
- 📄 Was passiert im Fall einer Betriebsprüfung?
- 📄 Wann gelten Mahlzeiten als erstattungsfähig?
Noch Fragen? Unser Operations-Team hilft Ihnen gerne weiter: 📧 operations@hrmony.de