Bei einer Lohnsteueraußenprüfung oder Sozialversicherungsprüfung können Prüfer Einsicht in bestimmte Unterlagen verlangen. Hrmony unterstützt Sie in diesem Fall mit dem bereitgestellten Belegarchiv und der vollständigen Einzelbelegprüfung.
⚠️ Hinweis: Die folgenden Informationen basieren auf unserer bisherigen Erfahrung und dienen ausschließlich Ihrer Information. Sie stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an Ihre Steuerkanzlei.
Welche Unterlagen können angefragt werden?
Nach unserer Erfahrung werden im Rahmen einer Betriebsprüfung typischerweise folgende Unterlagen angefragt:
- Unterzeichnete Ergänzungsverträge mit den Mitarbeitenden
- Lohnabrechnungen der betreffenden Zeiträume
- Archivierte Belegbilder der eingereichten Essensbelege
Welche Rolle spielt die Hrmony Einzelbelegprüfung?
Da Hrmony als vertraglicher Dienstleister bereits eine vollständige Einzelbelegprüfung für jeden eingereichten Beleg durchführt, beschränkt sich die Prüfung durch den Betriebsprüfer in den uns bekannten Fällen auf eine Stichprobenprüfung – in der Regel werden dabei lediglich exemplarisch die Belege eines Mitarbeitenden aus einem Monat angefragt.
| Ohne Hrmony | Mit Hrmony | |
|---|---|---|
| Belegprüfung | Manuell durch Arbeitgeber | Automatisch durch Hrmony |
| Umfang der Betriebsprüfung | Vollständige Prüfung möglich | In der Regel nur Stichproben |
| Belegarchiv | Eigenverantwortlich | Durch Hrmony bereitgestellt |
| Aufbewahrungsdauer | Eigenverantwortlich | Bis zu 10 Jahre durch Hrmony |
Was sollten Sie im Vorfeld einer Betriebsprüfung tun?
Bitte informieren Sie uns frühzeitig, sobald eine Betriebsprüfung angekündigt wird. Wir stellen das angeforderte Belegarchiv rechtzeitig für Sie bereit.
📧 Bitte wenden Sie sich im Falle einer angekündigten Betriebsprüfung direkt an unser Operations-Team: operations@hrmony.de
Checkliste: Gut vorbereitet für die Betriebsprüfung
- ✅ Unterzeichnete Ergänzungsverträge für alle Mitarbeitenden vorhanden
- ✅ Lohnabrechnungen der betreffenden Zeiträume archiviert
- ✅ Hrmony rechtzeitig über die angekündigte Prüfung informiert
- ✅ Belegarchiv bei Hrmony rechtzeitig angefordert
Weiterführende Informationen
- 📄 Was passiert im Kündigungsfall mit den archivierten Belegen?
- 📄 Warum müssen Ergänzungsverträge abgeschlossen werden?
- 📄 Nachweis- und Prüfpflichten beim Hrmony Essenszuschuss
Noch Fragen? Unser Operations-Team hilft Ihnen gerne weiter: 📧 operations@hrmony.de