Sachverhalt
Lange Zeit wurde die vom Arbeitgeber gezahlte Pauschalsteuer für jede Essensmarke, unabhängig vom tatsächlichen Mahlzeitenbetrag, auf Grundlage des vollen Sachbezugswertes einer Mittagsmahlzeit berechnet. Wenn eine Arbeitnehmer:in jedoch eine Mahlzeit erwirbt und der hierbei gezahlte Betrag über dem Wert der Essensmarke liegt, reduziert diese „Zuzahlung“ den geldwerten Vorteil der Mahlzeit und es fällt weniger, im Idealfall sogar gar keine Pauschalsteuer für den Arbeitgeber an.
Beispiel
Fixe Berechnung der Pauschalsteuer (z.B. bei Papiermarken)
Herr Müller bezahlt für sein Mittagessen 8,50 €. Dafür erhält er von seinem Arbeitgeber eine Erstattung in Höhe von 6,90 € (2023). Der Arbeitgeber versteuert den Sachbezugswert (3,80 €) pauschal mit 25 %.
Dynamische Berechnung der Pauschalsteuer
Da Herr Müller 1,60 € aus seiner „eigenen Tasche“ zur Mahlzeit zugezahlt hat (8,50 € - 6,90 € = 1,60 €), reduziert sich der zu versteuernde geldwerte Vorteil um 1,60 €.
Das bedeutet: Der Arbeitgeber muss nicht mehr 3,80 €, sondern nur noch 2,20 € pauschal versteuern. Gleichermaßen steigt der steuerfreie Anteil von vorher 3,10 € auf jetzt 4,70 €.
Diesen Sachverhalt finden Sie in Beispiel-Einkauf 4 dargestellt.
—> Für die Arbeitnehmer ändert sich nichts.
Da er aufgrund seines Einkaufsverhaltens diesen Betrag ohnehin ausgibt, entsteht ihm kein Nachteil. Ab dem Betrag von 10,70 € ist der maximale Effekt erreicht und die Erstattung wird auch für den Arbeitgeber komplett steuerfrei.
Rechtsgrundlagen (Detail)
Voraussetzung für den Ansatz des maßgebenden amtlichen Sachbezugswerts nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) als Arbeitslohn (2022 = 3,80 € für ein Mittagessen) ist insbesondere, dass bei arbeitstäglichen Zuschüssen zu Mahlzeiten (Digitalen Essensmarken) der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 € übersteigt. Das bedeutet, der amtliche Sachbezugswert ist anzusetzen, wenn der Zuschuss des Arbeitgebers für eine Mittagsmahlzeit höchstens 6,90 € beträgt (3,80 € + 3,10 €).
Im nächsten Schritt sind auf der Einnahmeseite die Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Zahlt der Arbeitnehmer 3,80 € für eine Mittagsmahlzeit zu (also über dem Wert der Digitalen Essensmarke), mindert sich der geldwerte Vorteil auf 0 €.
Der als Arbeitslohn anzusetzende Sachbezugswert von 3,80 € abzgl. Zahlung des Arbeitnehmers von 3,80 € ergibt einen geldwerten Vorteil von 0 €.
Schließlich ist der Arbeitnehmer in Höhe seiner Zuzahlung nicht bereichert. Im Ergebnis liegt also bei arbeitstäglichen Zuschüssen kein Arbeitslohn vor, wenn der Arbeitgeber einen Zuschuss bis zu 6,90 € und der Arbeitnehmer eine Zuzahlung mindestens in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts von derzeit 3,80 € leistet.
In diesem Fall fällt keine Pauschalsteuer an. Zahlt der Arbeitnehmer weniger als den Sachbezugswert zu, mindert sich der geldwerte Vorteil und somit auch die Pauschalsteuer anteilig.
Quellen:
Diese Berechnung des geldwerten Vorteils einer Mahlzeit findet sich auch in den offiziellen Lohnsteuerhinweisen der Finanzverwaltung in H 8.1 (7) Beispiel 3 LStH und den einschlägigen Fachportalen.
Hinweise:
Wenn Sie Hrmony neu einführen, ist die dynamische Pauschalsteuer standardmäßig aktiviert.
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