Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Belege bei Hrmony abgelehnt oder nicht komplett erstattet werden können. In den meisten Fällen konnten die benötigten Daten nicht korrekt ausgelesen werden.
Dies kann folgende Ursachen haben:
- Der Beleg war unscharf fotografiert.
- Die Auflösung war zu gering.
- Das Bild war zu dunkel.
- Der Beleg war stark geknickt oder zerknittert.
Andere Gründe für eine Ablehnung können sein, dass die für eine Erstattung benötigten Daten auf dem Beleg fehlten, zum Beispiel:
- Kein Belegdatum.
- Keine Belegsumme.
- Kein Hinweis auf die erworbenen Artikel (Hinweis auf Lebensmittel/Mahlzeiten).
Weitere Gründe, warum ein Beleg nicht erstattet werden konnte, können sein:
- Der Beleg stammt aus dem Vormonat. Belege müssen jeweils bis zum Ende des Monats der Ausstellung an Hrmony übersendet werden. Nachträglich eingereichte Belege können nicht mehr erfasst und erstattet werden.
- Der Beleg wurde nicht in Deutschland ausgestellt. Belege aus dem Ausland können nicht erstattet werden. Im Rahmen der Basisversion von Hrmony Mobilität sind Belege aus dem Ausland ebenfalls nicht erstattungsfähig.
- Es handelt sich um keinen erstattungsfähigen Beleg (z.B. Kartenzahlungsbeleg / EC-Beleg, Bestellbestätigung).
- Das eingereichte Dokument ist kein gültiger Beleg.
- Mehrere Belege befinden sich auf einem Bild. Bitte fotografiere Belege nur einzeln ab (1 Beleg = 1 Bild).
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Der Beleg enthält keine erstattungsfähigen Artikel. Für den Hrmony Essenszuschuss können grundsätzlich alle Speisen und Lebensmittel erstattet werden, die für die arbeitstägliche Mahlzeit während der Arbeitszeit bestimmt sind. Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabakwaren sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig und werden bei der Belegprüfung herausgerechnet.
Eine genauere Übersicht über Erstattungsfähige Artikel gibt es hier:
Was kann alles erstattet werden? - Der Beleg wurde bereits eingereicht oder mehrfach im Unternehmen eingereicht. Grundsätzlich dürfen nur Belege von Lebensmitteln oder Mahlzeiten erstattet werden, für die tatsächlich selbst bezahlt wurde. Sofern sich auf einem Beleg lediglich eine Mahlzeit befindet, darf dieser Beleg nicht von mehreren Arbeitnehmenden eingereicht werden.
- Das Dokument stammt aus einer E-Mail-Signatur oder ist auf mehrere Dateien verteilt.
- Belege dürfen nur an Tagen eingereicht werden, an denen auch tatsächlich gearbeitet wurde. Wenn du Urlaub hast, oder krankgeschrieben bist, darfst du für diese Tage auch keine Belege einreichen. Wenn du jedoch an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag regulär gearbeitet hast, dürfen auch Belege von diesem Tag eingereicht und erstattet werden, sofern sie an diesem Arbeitstag verzehrt werden.
- Auf Dienstreisen dürfen keine Belege eingereicht werden, da hier der sogenannte „Verpflegungsmehraufwand“ gilt.
In der Hrmony App wird der jeweilige Ablehnungsgrund für jeden Beleg einzeln angezeigt unter dem Status "Beleg abgelehnt". Eine Übersicht zu möglichen Ablehnungsgründen finden Sie dort. Falls der Status eines hochgeladenen Beleges nicht innerhalb von 48 Stunden von "Hochgeladen" zu "In Prüfung" wechselt, kann dies an einer nicht vollständigen Übertragung liegen, beispielsweise durch eine instabile Internetverbindung oder zu schnelles Schließen der App nach dem Hochladen.
Beachte, dass Belege nur über die bekannten Einreichungskanäle (E-Mail oder Hrmony-App) eingereicht werden sollten, damit diese deinem Account zugeordnet werden können. Belege, die an das Support-Team geschickt werden, können aus technischen Gründen nicht verarbeitet werden.