Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder neu eintreten, gibt es bei der Nutzung von Hrmony verschiedene Aspekte zu beachten.
Austritt von Mitarbeitenden:
- Abmeldung: Mitarbeitende können jeden Monat flexibel abgemeldet werden. Abmeldungen gelten immer zum letzten Tag des Monats.
- Durchführung der Abmeldung: Die Abmeldung erfolgt über das Hrmony Admin Portal. Im Admin Portal können Sie den entsprechenden Mitarbeitenden auswählen und unter "Aktionen" die Option "Aus Organisation entfernen" wählen. Alternativ kann die Abmeldung auch über das Customer Operations Team unter operations@hrmony.de erfolgen (falls das Admin Portal für Sie noch nicht freigeschaltet ist)
- Nutzung der Benefits: Ausgeschiedene Mitarbeitende können ihre Benefits bis zum letzten Tag des Leistungsmonats nutzen.
- Pausierung bei vorübergehendem Ausscheiden: Wenn ein Mitarbeitender nur vorübergehend ausscheidet (z.B. Elternzeit, kurzer Auslandsaufenthalt), kann er vorübergehend pausiert werden. Die Dauer der Pausierung kann im Hrmony Admin Portal eingestellt werden. Für pausierte Mitarbeitende fallen keine Servicegebühren/Lizenzen an.
- Wiederaktivierung: Sollte ein abgemeldeter Mitarbeiter wieder in das Unternehmen eintreten und Hrmony erneut nutzen wollen, muss sich die Personalabteilung an Hrmony wenden, um den Account wieder zu aktivieren.
- Daten und Belege: Belege werden über die gesamte Nutzungsdauer, aber längstens für 10 Jahre archiviert. Im Kündigungsfall können archivierte Belege auf Anfrage des Kunden exportiert werden. Hrmony behält sich vor, die Daten drei Monate nach Vertragsende zu löschen. Ehemalige Mitarbeitende können ihren Hrmony-Account weiterhin nutzen, um vergangene Erstattungen einzusehen oder auf erhaltene Gutscheine zuzugreifen.
Eintritt von Mitarbeitenden:
- Anmeldung: Neue Mitarbeitende starten immer zum 1. eines Monats.
- Durchführung der Anmeldung: Neue Mitarbeitende können direkt über das Hrmony Admin Portal eingeladen werden. Dies kann einzeln oder per Import einer ganzen Liste von Mitarbeiter-Stammdaten erfolgen. Alternativ kann die Anmeldung auch über das Customer Operations Team unter operations@hrmony.de erfolgen. (falls das Admin Portal für Sie noch nicht freigeschaltet ist)
- Einladung: Nach der Anmeldung erhalten die neuen Mitarbeitenden einen Registrierungslink per E-Mail. Es wird empfohlen, Einladungen für neue Mitarbeitende auf deren ersten Arbeitstag zu terminieren, um sicherzustellen, dass die E-Mail-Adresse bereits existiert.
- Nutzungsbeginn: Alle Belege aus dem Startmonat können im laufenden Monat eingereicht werden.
- Konfiguration der Benefits: Nach dem Hinzufügen neuer Mitarbeitender müssen deren Benefits im Admin Portal konfiguriert und zugewiesen werden.
- Datenmigration bei Portal-Umstellung: Bei einer Umstellung auf das neue Admin-Portal übernimmt Hrmony die vollständige Migration aller Mitarbeiterdaten.
Lizenzen:
- Bei Benefits wie dem Essenszuschuss und dem Sachbezug erwirbt der Kunde zu Beginn des Abrechnungszyklus Lizenzen für alle Mitarbeitenden, denen der Benefit zugewiesen wird.
- Freigewordene Lizenzen können durch andere Mitarbeitende übernommen werden, ohne dass zusätzliche Servicegebühren anfallen.
- Übersteigt die Anzahl der angemeldeten Mitarbeitenden während des laufenden Zyklus die bisherige Anzahl, werden die benötigten Lizenzen anteilig für den Rest des Zyklus in Rechnung gestellt, sofern die Gesamtzahl den bisherigen Höchstwert übersteigt.
Es ist wichtig, die An- und Abmeldungen von Mitarbeitenden korrekt und rechtzeitig im Hrmony Admin Portal oder über das Customer Operations Team vorzunehmen, um eine reibungslose Nutzung der Benefits zu gewährleisten.