Die rechtliche Grundlage für Erstattungen durch Hrmony ist §8 Abs. 2 S. 6 EStG. in Verbindung mit den geltenden Lohnsteuerrichtlinien (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR).
Jeder Mitarbeitende hat ein festes monatliches Guthaben zu Verfügung. Zudem wird eingestellt, in welcher Form der amtliche Sachbezugswert versteuert wird - entweder durch den/die Arbeitnehmer:in per Eigenanteil oder mittels dynamischer Pauschalsteuer durch den Arbeitgebenden. Die max. Erstattung pro Arbeitstag beträgt derzeit 7,50 € (2025) an bis zu 15 Tagen, also insgesamt bis zu 112,50€.
Hrmony gleicht die gekauften Artikel auf den Belegen ab und überprüft, ob sie nach den geltenden Richtlinien mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden können und es sich um erstattungsfähige Lebensmittel oder Mahlzeiten handelt. Die Berechnung selbst erfolgt schließlich automatisch anhand der festgelegten Werte.
Hier sind die wichtigsten Punkte dazu:
- Belege einreichen: Sie reichen Ihre Belege für Mahlzeiten und Lebensmittel einfach digital über die Hrmony App per Foto oder E-Mail ein.
- Prüfung der Belege: Hrmony prüft jeden eingereichten Beleg automatisch auf seine Erstattungsfähigkeit. Dabei wird unter anderem geprüft, ob es sich um erstattungsfähige Lebensmittel oder Mahlzeiten handelt und ob alle notwendigen Informationen wie Datum, Betrag und Artikel auf dem Beleg sichtbar sind. Nicht erstattungsfähige Artikel wie Alkohol oder Tabakwaren werden herausgerechnet.
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Zusammensetzung des Zuschusses: Der maximale tägliche Zuschuss setzt sich aus zwei Teilen zusammen, die durch die Lohnsteuerrichtlinien vorgegeben sind:
- Dem amtlichen Sachbezugswert, der versteuert werden muss (4,40 € in 2025).
- Einem steuerfreien Arbeitgeberanteil von maximal 3,10 €.
- Der maximal mögliche Zuschuss pro Tag beträgt somit 7,50 € in 2025.
- Tägliches und monatliches Limit: Sie können Belege für arbeitstägliche Mahlzeiten erhalten. Die Erstattung ist auf maximal einen Zuschuss pro Arbeitstag begrenzt. Zudem kann eine Erstattung nur für maximal 15 verschiedene Tage pro Monat gewährt werden.
- Berechnung der maximalen Erstattung: Hrmony berechnet automatisch aus allen eingereichten Belegen die höchstmögliche Erstattung für Sie. Dabei werden die 15 Tage mit den höchsten Belegsummen ausgewählt, um das monatliche Maximum zu erreichen. Die Reihenfolge, in der Sie die Belege einreichen, spielt keine Rolle. Der maximal mögliche monatliche Zuschuss beträgt so 112,50 € in 2025.
- Auszahlung: Die Erstattung erfolgt gesammelt im Folgemonat über Ihre Lohnabrechnung durch Ihren Arbeitgeber.
Hrmony übernimmt die gesetzlich geforderte Einzelbelegprüfung für Ihren Arbeitgeber und stellt sicher, dass die Erstattung korrekt nach den geltenden Richtlinien erfolgt.